Digitale Erfassung von Besuchen
Durch die Corona-Verordnungen und Hygienekonzepte häufen sich in den Geschäftsstellen der Vereine unzählige Listen. Der HVV stellt seinen Mitgliedern daher nun kostenlos eine Plattform zur digitalen Erfassung von Personendaten zur Verfügung. Entwickelt wurde das Tool von der Fellbacher it4sport GmbH.
Mit der digitalen Lösung können schnell und unkompliziert Daten erfasst werden und dadurch viel Papier gespart werden. Vereine können beispielsweise einzelne Spieltermine oder ganze Sporthallen anlegen, damit sich dann alle Besucher, Trainer und Spieler online ein- und auschecken können.
Weitere Einsatzmöglichkeiten wie beispielsweise bei Fahrgemeinschaften sind denkbar: Einfach einen dauerhaft gültigen Code im Team-Bus anbringen und damit die Insassen bei jeder Fahrt dokumentieren.
Vorteile
| … für Veranstalter |
|---|
| keine unleserlich ausgefüllten Papier-Listen mehr |
| Personen können sich selbst am eigenden Gerät erfassen |
| zeitlich befristete oder dauerhaft gültige Codes möglich |
| manueller Eingriff in die Erfassung jederzeit möglich |
| Formular-Daten können individuell definiert werden |
| CSV-Export bis zu 30 Tage nach Erfassung möglich |
| … für Besucher |
|---|
| keine spezielle App notwendig |
| kein Eintragen in offen einsehbare Listen mehr |
| Erfassung mehrerer Personen über ein Gerät |
| mehrfaches Ein- und Auschecken möglich |
| Wiedererkennung bei erneutem Besuch über den lokalen Speicher des eigenen Browsers |
| automatische Löschung der Daten nach 30 Tagen |
Häufig gestellte Fragen
Bitte registrieren Sie sich über folgenden Link: Registrierung
Nachdem Sie Ihre E-Mail-Adresse bestätigt haben, können Sie sich anmelden und mit der Erstellung von QR-Codes für Termine oder Orte beginnen.
Sie können Ihr Passwort zurücksetzen, indem Sie den entsprechenden Link auf dieser Seite nutzen und dort Ihren Nutzernamen oder Ihre E-Mail-Adresse eingeben. Sie erhalten anschließend eine E-Mail mit einem Link zur Rücksetzung, der für 12 Stunden gültig ist.
Sollten Sie Probleme haben, wenden Sie sich bitte an web(@)hessen-volley.de.
Alle Fomulardaten werden innerhalb des Systems der HVV-Internetseite gespeichert. Sie sind dort für die registrierten Nuzter im Rahmen der von ihnen angelegten QR-Codes einsehbar und können als CSV exportiert werden. Zusätzlich können die Administratoren auf die Einträge zugreifen.
Alle Datensätze, die älter als 30 Tage sind, werden einmal pro Tag automatisch gelöscht.
Sie sind bei der Erzeugung eines QR-Codes frei, welche Daten Sie in dem dahinterliegenden Formular abfragen.
Natürlich können Sie auch mit anonymisierten Daten arbeiten, indem Sie beispielsweise beim Vereins-Training nur eine Mitgliedsnummer eintragen lassen. Im Zweifel müssen die Datensätze bei Übergabe an die Gesundheitsbehörden dann um die entsprechenden Kontaktdaten angereichert werden.
Der Ersteller eines QR-Codes kann in der Anmeldeübersicht jederzeit einsehen, welche Personen ein- und ausgecheckt sind.
Gegebenenfalls können fehlende Personen auch nachgetragen werden.
Über den Check-Out-Code gelangt man auf die Seite mit den aktiven Check-Ins, die der Browser im lokalen Speicher vorhält. Auf dieser Seite ist nur das Auschecken möglich. Der Code kann beispielsweise an separaten Ausgängen genutzt werden.
Auf der Check-In-Seite kann man sich sowohl aus- als auch einchecken.
iOS-Geräte haben einen QR-Code-Leser in der Kamerafunktion integriert. Kamera starten und auf den Code richten. Sie werden anschließend gefragt, ob Sie ‘hessen-volley.de’ öffnen wollen.
Verschiedene aktuelle Browser für Handys können ebenfalls QR-Codes scannen, statt eine Internet-Adresse manuell einzugeben.
Alternativ muss ein gesonderter QR-Code-Scanner über den App-Store heruntergeladen und installiert werden.
Sollte es trotz allem nicht klappen, melden Sie sich bitte beim Veranstalter.
Personen ohne Handy müssen durch den Veranstalter erfasst werden. Dazu sollte eine Ansprechperson bereitstehen oder ein Gerät vorgehalten werden.
Über jeden QR-Codes ist eine Internet-Adresse verschlüsselt. Diese Adresse könnte, wenn gewünscht, auch über eine kürzere Adresse aufgerufen werden. Nutzen Sie dazu einfach einen öffentlichen Kurz-URL-Dienst, der im Internet kostenlos zur Verfügung steht (sog. URL-Shortener).
Besucher müssen dann nicht unbedingt einen Code scannen, sondern können einen kurzen Link in den Browser eingeben, der dann auf die längere Adresse weiterleitet.
Für dauerhaft gültige (nicht nur einmalige) QR-Codes können Sie sich außerdem HVV-Kurz-Links erstellen lassen (z.B. hessen-volley.de/verein-123). Schreiben Sie dazu einfach an web(@)hessen-volley.de
